SAP BO. SAP Business One. Gestión de extractos bancarios.
Posted On miércoles, 7 de julio de 2010 at en 10:58 by Da Sentinel Una de las tareas mas frecuentes para la parte de financiera dentro una empresa, es la reconciliación que se tiene que hacer con cada uno de sus bancos y SAP Business One.
Esta reconciliación tiene como principal función el saber que los saldos de cada una de nuestras cuentas bancarias en SAP Business One este lo mas cerca posible a la cantidad que tienen los bancos, que quiere decir esto, pongamos un ejemplo, digamos que nos pagan X documento con un cheque, ese cheque lo llevamos al banco para realizar su deposito, una vez realizado el deposito, nuestra gente de finanzas sabe que se cobra despues de 24 horas, por lo tanto al siguiente día se hace la captura del deposito dentro de SAP Business One.
Ahora la persona de finanzas pasado dos o mas días del deposito del cheque verifica los saldos en los bancos y resulta que no son parecidos los saldo de nuestro banco con los saldos de SAP Business One. ¿Entonces que tiene que hacer nuestra gente de finanzas?. Exacto eso que están pensando. A partir de la ultima vez que sabían que estaban los saldo de manera correcta tiene que ver cada movimiento que viene en el estado de cuenta del banco y verificar que exista ese movimiento dentro de SAP Business One, en este ejemplo podríamos decir que el cheque que depositamos días atrás no aparece aun en nuestro banco. Por lo tanto o hablamos al banco para ver que paso con nuestro cheque o cancelamos nuestro pago para mantener los saldos iguales. Ahora bien por regla en muchas empresas antes de realizar pagos o recibir pagos al inicio del día es lo que hacen, verifican que sus saldos en su sistema estén acorde con los saldos de sus bancos.
Ahora despues de tantas palabras huecas, vamos a realizar nuestro ejercicio. Primero vamos hacer la carga de nuestro extracto bancarios, que son layout's que nos entregan los bancos con los movimientos del banco en un rango de fechas. Estos layout's tienen que cargarse por DTW con el template "oBankPages", recuerden que estos layout's varían por cada banco, así que aquí pueden pensar en un agente o servicio que les pudiera generar su template "oBankPages". En nuestro ejemplo del template "oBankPages" yo use la mínima cantidad de columnas que son:
- Sequence.- numero para cada operación.
- AccountCode.- numero de la cuenta contable del banco dentro de SAP Business One.
- DueDate.- fecha de la operación.
- CreditAmount.- crédito a la cuenta.
- DebitAmount.- débito a la cuenta.
Una vez que llenamos nuestro template, lo cargamos a nuestra empresa mediante DTW, si no recuerdan como sigan estos pasos. Y aquí les dejo una imagen ejemplo, en mi caso use un archivo separado por tabulaciones.
Ya que cargamos nuestro archivo para nuestro bancos, el siguiente es verificar que haya extractos bancarios con que trabajar. Para esto vamos a ir al menú "Gestión de bancos > Extractos bancarios y reconciliaciones externas > Tratar estados de cuenta externos". Una vez ahí seleccionamos "Cuenta de mayor" y elegimos la cuenta contable de nuestro banco (en mi caso 11109999)
Como ven en la imagen ya tenemos nuestro archivo cargado a SAP Business One. Ahora bien algo es cierto mientras mas columnas pongan mas llena se vera esta pantalla, por ejemplo, la columna "Referencia", "Información detallada", para saber como pueden acomodar mas información de su banco en el template "oBankPages" les recomiendo buscar en la ayuda del SDK.
Ahora pasemos ha hacer nuestra reconciliación, la cual se da en 3 maneras.
1.-Reconciliación Manual. En esta como su nombre lo dice haremos todo el trabajo manual donde iremos igualando cantidades de un lado con el otro. Esto se hace de una manera sencilla solo tomamos los valores superiores de las tablas "Operaciones abiertas en libros" y "Operaciones abiertas en extracto bancario", presionamos la flecha que apunta hacia abajo o damos doble clic para pasarlas a la tabla de reconciliación. Aquí una imagen de los que le comento.
2.-Reconciliación automática.- Como su nombre lo dice este trabajo lo hace SAP Business One, solo que aquí podemos hacer restricciones que sea mediante solo total con o sin desviación de días, totales con restricciones mediante las referencias o fechas de contabilización o de vencimientos.
3.-Reconciliación semiautomática.- Por que semiautomática por que es muy parecida a la automática solo que aquí definimos por rango máximos ya sea en fecha, importe o referencia.
Una vez que reconciliamos, por cualquiera de estos tres métodos, por ahí tenemos una linea en nuestro documento de 15 MXP, supongamos que esta linea es por alguna comisión del banco. Que se hace en estos casos, pues yo les recomiendo entrar a la reconciliación manual, bajar nuestra comisión y cuando queremos reconciliar nos aparecerá esta leyenda.
Como ven nos aparece la pantalla de asientos contables, por que SAP Business One no sabe a que contrapartida hará el asiento, así que nosotros tendremos que hacer ese trabajo de mapeo a las cuentas que le corresponden
Por último para terminar este post podemos regresar a la primer pantalla que vimos "Tratar estados de cuenta externos" en donde vemos que la primer columna llamada "Reconciliación" ya tiene un numero en la que nos especifica en que numero de reconciliación fue creada.
Con esto terminamos este tema por ahí en este menú, existen otras dos opciones que son muy sencillas donde podemos ver el desglose de nuestra reconciliación he inclusive cancelarla.
Saludos.
Hola
que template necesitaria usar para cargar pedidos.
Saludos
Hola, estoy usando el DTW para importar los extractos bancarios, pero cada vez que lo intento, el DTW agrega un ",1" al número de cuenta.
Hola, que pasa si subi unos saldos a un banco que no le correspondia, como hago para concelar esa subida y que no me aparezaca cada vez que entro a ese banco?
Muy bueno tu POST, solo que recomiendo no usar DTW, sino un Add-ons que haga la importación de los extractos bancarios:
https://www.youtube.com/watch?v=Ge0setvrMh0
Hola, tengo un problema. cuando estaba haciendo la reconciliación Bancaria, había un pago que aparecía en el banco pero no en mis libros, o sea que no estaba registrado en Sap, lo que hice fue conciliarlo como Gastos bancarios, porque era un pago de impuestos y no tenía ningún documento que me respaldara ese pago, luego de varios días mi jefe me da el documento en donde muestra el pago que él hizo y ahora lo tengo que registrar como un pago efectuado, como hago para sacar ese pago de ese asiento si ya lo concilie como(Gastos bancarios)?
Agradezco mucho su ayuda.
Que hago si cancele las reconciliaciones hechas? Estaba trabajando en la ventana "Verificar y restablecer reconciliaciones externas previas" y le di clic al botón "abrir todo" Hay alguna forma de volver a dejarlo como estaba antes?
Desde ya agradezco vuestra ayuda