SAP BO. SAP Business One. Utilizar alarmas a nuestra conveniencia
Posted On lunes, 12 de julio de 2010 at en 12:34 by Edgar Avena Vázquez Despues de los festejos mundialistas y unas felicitaciones a todos aquellos que apoyaban y ganaron apuestas gracias a España. Continuemos con un tema de lo mas interesante y muy sencillo.
Y para empezar veamos cual es nuestra problemática. Supongamos que estamos en un empresa X, se quiere que cuando el departamento de compras emita una factura de anticipo de un proveedor, este anticipo sea notificado a la parte de tesorería para que el personal de esta área haga el pago de dicho anticipo solicitado. Este requisito surge para evitar los conflictos de comunicación entre las áreas y detectar un culpable rápidamente en caso de que no se cuente con material de trabajo para la empresa X.
Ahora bien, este problema se podría resolver por dos medios. El primero mediante un proceso de autorización el cual notificara que existe un anticipo a proveedor al departamento de tesorería, pero el encargado de autorizar de este departamento, solo vería la notificación al momento de crearla y aceptarla. Y el punto es que al departamento de tesorería se le este informando constantemente de un pendiente de pago hasta que este pago sea realizado. El segundo punto es mediante una alarma que este verificando el estado de nuestros documentos, el cual cumple mas con los requisitos de nuestra problemática.
Bueno veamos el porque usaremos una alarma. Y para empezar crearemos una consulta que este monitoreando el estado de nuestras facturas de anticipo de proveedor. La tabla que vamos a estar verificando sera la "ODPO". Que es la que guarda la cabecera del documento, así como su status, que en nuestro caso el status que nos importa es cuando esta en "O". Para esto crearemos la siguiente consulta, en nuestro "Query manager":
SELECT T0.DocNum as 'Número de documento', T0.CardCode as 'Código proveedor', T0.CardName as 'Nombre proveedor' FROM ODPO T0 WHERE T0.DocStatus ='O'
Una vez que tenemos nuestra consulta, vamos a ir a crear nuestra alarma en el menú "Gestión > Gestión de alarmas". En la pantalla solo tendremos que poner nombre a nuestra alarma, seleccionar la consulta que hemos creado, cada cuanto tiempo se estará verificando el estados de nuestros documentos y a quienes les llegara la notificación de esta alarma, en este ejemplo seria al personal de tesorería y por último marcamos lo marcamos como "activo".
Una vez creada y activada la alarma lo que nos queda hacer es ver como funciona, para esto haremos una factura anticipo de cliente, como la que vemos en la siguiente imagen.
Ahora bien cuando creamos nuestra factura de anticipo cada cierto tiempo nuestra alarma ira a verificar los estados de estos documentos, al encontrar el que acabamos de crear, este le notificara al usuario que se eligió en dicha alarma, mostrandole la siguiente pantalla.
Como vemos en este momento tenemos ya la notificación a las personas que les corresponde por la alarma, y que pasa si nuestro personal de tesoreria no realiza esta tarea de crear el pago a dicho proveedor. Pues pasara que cada vez que se cumpla el lapso de tiempo le llegara una notificación con la actividad pendiente. Comportándose de dos distintas formas de acuerdo al campo "Grabar historial" si este esta o no activado. Si esta activado cada que se cumple el paso de tiempo le llegara una nueva notificación (como la imagen ejemplo) en caso de no estar activado, la misma notificación se estará actualizando constantemente.
Como ven un ejemplo muy sencillo pero bastante practico. Con el cual podemos manejar diversas formas de comunicación entre áreas, recuerden que SAP Business One tiene un concepto que lo llama "trabajar bajo excepciones", que en pocas palabras quiere decir que mientras el trabajo de las diferentes áreas este dentro de los parámetros permitidos el trabajo sera transparente para cada usuario, y llamamos parámetros permitidos como limites de crédito, estados de documentos, stock en almacén, etc.
Sin mas por el momento, como siempre les deseo que esta información les sea útil, saludos.
Hola Edgar, mira tengo configuradas varias alarmas de este tipo. pero se me presenta un problema.
los mensajes en pantalla como los mensajes enviados por e-mail no muestran la cantidad total de registros que cumplen la condición.
sabes como hacer para que se muestren todos ellos?
desde ya gracias.