SAP BO. Falta cuenta mayor en SAP Business One Parte I
Posted On miércoles, 10 de febrero de 2010 at en 9:32 by Edgar Avena Vázquez En toda nueva implementación de SAP Business One es necesario implementar la cuentas contables correspondientes de la empresa. El objetivo a seguir en este post sera darle una solución a un problema que podemos ver muy seguido duranete la implementación: "Falta cuenta de mayor...". Estos mensajes de error se producen cuando SAP Business One detecta que una o mas cuentas involucradas en una transacción estan faltando.
Como referencia les pongo los requisitos previos en los cuales están basadas las imágenes que veremos a lo largo del post.
- Localizacion.- México
- Configuración del sistema.- Spanish Latin América
- SAP Business One SP 00 PL 49
- Plan de cuentas.- MX_COA
Una vez que cargamos nuestro plan de cuentas, ya sea mediante DTW o de manera manual. Vamos a hacer un recuento de todas las áreas donde se configura una cuenta.
Determinacion de cuentas de mayor.
Gestion > Definiciones > Finanzas > Determinación de cuentas de mayor
En esta pantalla se definen la mayor parte de las cuentas involucradas en todas las transacciones de SAP Business One. En esta pantalla se definen las cuentas que comúnmente se usaran para todos los documentos de marketing (compras, ventas, inventarios) . En mi caso como estoy usando el MX_COA algunas cuentas ya vienen definidas por default y dependen de la localización y del plan de cuentas; en caso contrario si yo tuviera mi modelo de plan de cuentas en Opcional todas las opciones de esta pantalla estarían vacías.
Definicion del codigo de impuesto.
Gestión > Definiciones > Finanzas > Impuesto > Clases de impuesto.
Para cada impuesto se deben de definir sus cuentas contables, estas cuentas contables pueden variar por cada uno de los impuestos definidos. Definicion del codigo de impuesto.
Gestión > Definiciones > Finanzas > Impuesto > Retención de impuesto.
Al igual que los impuestos, la retención de impuestos lleva asignación de cuentas de mayor. Definición de gastos adicionales.
Gestión > Definiciones > General > Gastos adicionales
Los gastos adicionales ya sea por ingresos o por costos adicionales se les debe anexar su correspondiente cuenta contable. Definición de bancos propios.
Gestión > Definiciones > Gestión de Bancos > Cuentas de banco propio.
Definición de tarjetas de crédito. Gestión > Definiciones > Gestión de Bancos > Tarjetas de crédito
Definición de grupos de artículos. Gestión > Definiciones > Inventario > Grupo de artículos.
Definición de almacenes. Gestión > Definiciones > Inventario > Almacenes.
Ok una vez que pasamos por todas estas áreas de configuración vamos a la sintomatologia de SAP Business One.
Sintomas.
Bueno entrando a esta etapa nos responderemos esta pregunta:
¿Como SAP Business One alerta al usuario?
Por regla SAP Business One alerta cuando una o mas cuentas que intervienen una transacción hacen falta. Lamentablemente SAP no nos especifica que cuenta es la que hace falta. En vez de eso,como nos ve muy aburridos, nos mandara el numero de la linea en el mensaje de error, si y solo si la cuenta que falta en la transacción pertenece a alguna linea del documento, en caso contrario no nos especificara numero de linea.
Cabe mencionar que Sap Business One no valida cualquier cuenta de control a la hora de añadir documentos de marketing como:
- Cotización
- Orden de venta
- Orden de compra
Hay otros documentos de marketing y operaciones de stock, que solo validan las cuentas contables relacionadas a almacenes o grupo de artículos como:
- Entrega cliente
- Devolución cliente
- Entrega de mercancía proveedor
- Devolución de mercancía proveedor
- Operaciones de inventario (entrada, salida o transferencia de mercancía)
Recordemos que SAP Business One solo válida cuentas contables de control, cuando el documento crea un asiento en el diario y cuando se tiene configurado el control de los limites de crédito y las cantidades comprometidas.
Como solucionamos estos mensajes de error
En esta sección veamos como podemos solucionar problemas de este tipo, lo cual lo veremos en dos partes.
Solucionar mensajes de error de lineas
Imaginemos un caso de una entrada de mercancía de proveedores. Al momento de que querer agregar dicha entrada obtenemos el siguiente Horror digo error:
No se ha definido cuenta de stock [pedido entrada mercancía - filas - código almacén] [line:3] ,'A0003'
Que podemos deducir de este mensaje:
- Nos falta una cuenta de mayor.
- El problema esta relacionado a una linea del documento.
- El problema viene entonces de la asignación de cuentas por almacén, por articulo o grupo de articulos, dependiendo la configuración que tengamos.
- Y por ultimo sabemos que el articulo "A0003" es el del problema
Para arreglar el problema vamos a los datos maestros del articulo A0003, vamos a la pestaña Datos de inventario y verificamos la opción Fijar cuentas contables por, en el ejemplo que hice este articulo lo tengo por nivel de articulo buscamos en las cuenta del articulo A0003 y vemos que la cuenta de existencia de un almacén nos hace falta. 
Nota.-Para que los campos de las cuentas sean visibles, tienen que ir a parametrizaciones de formulario(engranes) para habilitar que se muestren todos los campos relacionados a la gestión de cuentas.
En este ejemplo la solución fue fácil y la causa del error es fácilmente identificable. En resumen podemos sacar las siguientes conclusiones:
- El mensaje de error indico claramente en donde estaba en problema
- Buscamos el articulo y vimos que al visualizar todas sus cuentas de mayor faltaba una de las cuentas involucradas en la transacción
- Una vez que definimos esta cuenta se puede generar de manera correcta la entrada de mercancía y su asiento contable correspondiente.
Para no hacer mas largo este post los siguientes errores los continuare en otro que en breve lo publicare.
El Jorge sabe que hacer, cuando marca este error, le puedes preguntar. atte mala-copa
Existe muchos sftwaes y programas excelentes para el control de stock que nos liberan de esa accion tan tediosa.