SAP BO. Sap Business One 8.8 Archivo de datos (Data Archiving)
Posted On viernes, 26 de marzo de 2010 at en 14:30 by Edgar Avena Vázquez Una de las nuevas características de SAP Business One 8.8 es la oportunidad que nos ofrece SAP para archivar información. Este archivo de información se hace mediante una herramienta que ya viene integrada en el núcleo de SAP Business One 8.8, la cual nos permite seleccionar los periodos o subperiodos que nos gustaría archivar.
Antes de usar esta herramienta veamos como funciona o mas bien que es lo que toma en cuenta para archivar información. Su funcionamiento se basa en "los cluster de archivos", y que esto, es el conjunto documentos relacionados desde una cotización hasta un pago y reconciliación. Seleccionando estos cluster para hacer el archivo de información. Realmente no nos debemos de preocupar si el periodo que queremos archivar no están todos los documentos cerrados, el sistema verificara que las transacciones están completas en caso de que no lo estén pasara al siguiente cluster. Veamos un ejercicio completo con esta herramienta para que quede todo mas claro.
Este ejercicio esta basado en una base de datos demo de SAP. Para accesar a esta herramienta el menu path es el siguiente. Gestion - Utilidades - Asistente para el archivo de datos.
Antes de comenzar directamente con el asistente veamos la siguiente imagen, en la cual estamos ejemplificando las transacciones que han ocurrido en una de las cuenta contables. En este ejercicio vamos a archivar los periodos 1 y 2 del año 2006.
Ahora antes de pasar al asistente ahí que tener en cuenta algo muy importante. Antes de generar por primera vez el archivo de datos este asistente nos pedirá que hagamos un respaldo de la empresa en la que queremos ejecutar dicho asistente. Y es aquí donde viene unos de los cambios. Ya hemos hablado unos post atrás de lo que es el servicio de Backup de SAP Business One. Recuerdan que en la pantalla de conexión nos pedía un usuario de SQL con los permisos suficientes para hacer el backup. Pues ya no es así, si alguno de ustedes ya hizo la instalación de SAP Business One 8.8, hubo una parte en la que les pidió una contraseña para un usuario b1siteuser ese usuario es el que les pedirá al momento de hacer su conexión para el servicio de backup. En caso de haber olvidado la contraseña de este usuario, les recomiendo que vayan reinstalando sus componentes de SAP Business One 8.8. El restp de las funcionalidades del servicio de Backup de SAP siguen siendo similares a la versión pasada.
Una vez realizado el backup de nuestra empresa pasemos al asistente. La primer pantalla es la de bienvenda, la cual solo nos hace un ADVERTENCIA, "Los datos se borraran definitivamente de la empresa".
En el paso 1 vamos a seleccionar el generar un nuevo asistente, como estoy trabajando con una empresa demo, esta ya viene configurada con algunos ejemplos en nuestro caso haremos uno nuevo para verificar cada uno de los pasos de este asistente.
El siguiente paso es seleccionar los periodos a archivar y nos preguntara la tasa directa USD, la cual sirve de referencia para los asientos de moneda extranjera. En este paso en caso de que no hayamos hecho una copia de seguridad al día que queremos ejecutar el asistente, no nos permitirá continuar con los siguientes pasos.
El paso 3 nos mostrara razones por las cuales uno o varios periodos no pueden ser archivados. Aquí tendremos que tomar las acciones correspondientes ya sea por ejemplo cerrar el periodo.
En el siguiente paso ya vamos a visualizar las recomendaciones de los cluster del documento.
En el siguiente paso vamos a definir las reglas de compresión y las referencias que queremos arreglar. Estas referencias existen por que nos va a dejar un asiento con las cantidades que ha de archivar nuestro asistente.
En el paso 6 veremos un resumen de los documentos a borrar, el tamaños en megas y porcentajes.
En el siguiente paso ya nos pondrá el resumen de las acciones que va a tomar para el archivo de datos. Y al finalizar el proceso nos dará el resumen del resultado final.
Así hemos terminado de usar el archivo de datos, pero si se preguntan ¿que pasa con los saldos de los cluster de documentos que ya archivamos?. Esta pregunta es sencilla de contestar después de que ejecuten un asistente de archivo de datos podrán buscar en el plan de cuentas y verán un asiento con la referencia que hayan puesto para el archivo de datos. Este asiento concentra todos los asientos involucrados en el archivo de datos. Aqui les dejo un ejemplo de lo que les comento.
En caso de que por razones de auditoria se tuviera que accesar a los datos tal y como están, las copia de seguridad solo lectura que se genera en el asistente se encuentra en esta ruta "Unidad:\Program Files(archivos de programa) \Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Backup"
Así hemos terminado de usar el archivo de datos, pero si se preguntan ¿que pasa con los saldos de los cluster de documentos que ya archivamos?. Esta pregunta es sencilla de contestar después de que ejecuten un asistente de archivo de datos podrán buscar en el plan de cuentas y verán un asiento con la referencia que hayan puesto para el archivo de datos. Este asiento concentra todos los asientos involucrados en el archivo de datos. Aqui les dejo un ejemplo de lo que les comento.
Buenas Edgar,
Me llamo Fernando. Acabo de descubrir tu blog cuando buscaba información general sobre el mundo SAP.
Hasta hoy me he dedicado a la administración de sistemas y virtualización. Vamos que mi perfil es de Sistemas (servidores, virtualización y técnico Helpdesk). Estoy bastante harto de este sector y quiero realizar un cambio radical de sector y meterme en otro donde haya un poco más de estabilidad. Por ello, he pensado en SAP. Siempre me ha picado la curiosidad pero entre unas cosas y otras nunca me he informado ni he visto nada.
SAP es muy grande y voy un poco perdido... no sé por donde coger el tema. He estado buscando información pero no me queda del todo claro como se estructura SAP, y exactamente que partes tiene para luego dedicarte laboralmente dentro de cada una de ellas. No sé si existe el perfil de consultor y desarrollador y ya está o depende de la versión de SAP o no sé....Perdona mi ignorancia :(
¿Puedes ayudarme?. Muchas gracias.
Hola Fernando.
Muy buena pregunta. Al igual que tu yo empece centrado a la parte de sistemas y por situaciones propias de la empresa despegamos en este punto.
En resumen SAP se divide en 3 ramas principalmente la de SAP Business One, SAP ALL IN ONE y SAP MY ERP (o R3). Los ultimos dos usan ABAP y el primero esta en plataformas con SDK's que se pueden explotar mediante JAVA o .NET.
En Business One hay diversos tipos de consultores, entre ellos Consultor de implementación, consultor de desarrollo, consultor de soporte. Los cuales tienen sus variaciones en aprendizaje y formas.
La información con la que te puedo ayudar es muy amplia asi que en lo que te pueda ayudar aqui estamos. mi correo li.edgaravena@gmail.com.
Estamos en contacto.
Saludos
Como se hace para archivar por pedido en vez de por periodo contable.
He estado jugando con la herramienta y no lo se ver.
Muchas gracias
Alicia
Hola, sabes si después de hacer el archivo de datos, a los 2 o 3 años, lo puedo volver a hacer ?