SAP BO. SAP Business One. ¿Por que un documento en proceso de autorización no puede ser actualizado por el autor?
Posted On miércoles, 23 de junio de 2010 at en 11:10 by Edgar Avena Vázquez Desde la version SAP Business One 2007, es posible actualizar el borrador de un documento que se encuentra en proceso de autorización, sin embargo existen algunos casos en los que el autor no podrá modificar dicho documento y antes que nada veamos como se comportan las etapas de autorización.
Las etapas de autorización tienen el siguiente comportamiento:
- Verificar el numero "cantidad de autorizaciones requeridas" en la creación de "Etapas de autorización". Si hay mas de un usuario que puede autorizar y la cantidad requerida de autorización es uno, SAP Business One permite a cualquiera de estos usuarios aprobar o rechazar el documento.
- Si el número de "autorizaciones requeridas" es igual o mayor a la cantidad de usuario que autorizan. SAP Business One mantiene el documento en proceso de autorización. Esto para permitir a todos los usuarios que autorizan tomar la decisión sobre el documento.
- Cuando el documento ya esta "autorizado", SAP Business One no acepta ninguna modificación.
Una vez vista las reglas pasemos a un ejemplo, para que no deje todo mas claro. Y para empezar con nuestro ejemplo, haremos que todas las transferencias de stock realizadas por el usuario "Carlos", pasen a un proceso de autorización, en donde esta transferencia, sera autorizada por "Manager","Alfonso" y el mismo "Carlos".
Una vez hecha una transferencia por "Carlos", comienza el proceso de autorización. La notificación llega a "manager" el cual decide poner "No aprobado" en el campo "Decisión".
Si "Carlos" entra a ver su documento lo vera en un estado de "[Pendiente]". Y solo 3 campos están disponbibles para su modificación: "Observaciones", "Comentarios" y "Fecha de documento". Pero de igual manera si "Carlos" intenta hacer alguna modificación de estos campos, obtendrá el siguiente error.
¿Porque pasa esto? Como lo define la "etapa de autorización" se ocupan 2 aprobaciones. En esta etapa recordemos que solo "manager" a rechazado el documento, así que se sigue en la espera de las otras respuestas. Si el usuario "Alfonso" también rechaza el documento, "Carlos" ya no tiene necesidad de tomar ni una decisión.
Una vez rechazado el documento, le llega la notificación a "Carlos", cuando este abra el documento vera en la cabecera del documento la leyenda "[Rechazado]", pero ahora tiene de nuevo la posibilidad de modificar el documento a su conveniencia.
Una vez que se modifica y se quiere crear el documento, SAP Business One nos preguntara si queremos crear un nuevo documento a partir de este rechazado.
Documentos aprobado
Ahora bien que pasa cuando esta transferencia es aprobada. A "Carlos" le llega la noticia de que su transferencia a sido aprobada, al igual que los rechazados, este documento trae la leyenda "[Autorizado]". Y los únicos campos que puede modificar son: "Observaciones", "Comentarios" y "Fecha de documento".
Con esto espero que haya quedado claro el que podemos modificar y en que momento durante la etapa de autorización. Un adelanto de nuestro siguiente post, el cual es una solicitud que me hicieron llegar por correo, y el tema sera "Como actualizar nuestro SAP Business One 2007 a SAP Business One 2008". Cabe mencionar que me da mucho gusto que participen de esta manera sugiriendo temas que les interesa con respecto a este producto.
Saludos
Yo apenas comienzo en el mundo de SAP, y ya me pusieron mi primer problema necesito que todos mis usuario puedan dar X porcentaje de descuento sin necesidad de pedir una autorización.